Výzva
Společnost Heineken Slovensko se potýkala s neefektivním a zastaralým způsobem zpracování provozních žádanek, které obchodní zástupci vytvářeli v různých formátech, například v Excelu, e-mailem, nebo dokonce v papírové podobě. Tyto žádanky zahrnovaly různé požadavky, jako například montáž výčepních zařízení, objednávky zboží na speciální akce či žádosti o reklamní předměty. Takto nesourodý systém vedl k mnoha nevýhodám: vysoké riziko chybovosti, složitost při zadávání, neprůhlednost celého procesu a časové zpoždění, kdy obchodní zástupci dlouho nevěděli, v jakém stavu se jejich žádanky nachází. Navíc bylo obtížné zjistit, kdo je zodpovědný za další kroky schvalování či vyřízení. Tento zastaralý systém výrazně zpomaloval chod celé firmy, zvyšoval administrativní zátěž a snižoval produktivitu týmu.
Řešení
Vedení společnosti Heineken Slovensko se rozhodlo pro radikální zefektivnění procesů a obrátilo se na společnost Ness s požadavkem na vytvoření nového, moderního workflow systému. Ness experti navrhli řešení, které se opíralo o technologii Android aplikace a bylo integrováno s CRM systémem Jáchym, který Heineken Slovensko již používal. Nový systém, nazvaný hForms, využívá kombinaci mobilní aplikace, e-mailového schvalovacího workflow a webového konfiguračního portálu. Aplikace byla navržena tak, aby obchodním zástupcům umožnila snadno a rychle vytvářet žádanky přímo ze svých firemních tabletů, které již používali, a zajistila jejich automatické schvalování v reálném čase.
Důležitým krokem bylo také zapojení klíčových uživatelů z různých oddělení – obchodních zástupců, manažerů, inspektorů a dalších zaměstnanců – kteří během vývoje poskytovali zpětnou vazbu, což zajistilo, že finální produkt přesně odpovídal jejich potřebám. Tento agilní přístup umožnil rychlé iterace a okamžité úpravy podle potřeb uživatelů.
Výsledek
Zavedení aplikace hForms přineslo zásadní změny v tom, jak obchodní zástupci Heineken Slovensko spravují své žádanky. Nový systém umožnil zrychlení celého procesu, protože díky mobilní aplikaci mohou obchodní zástupci vytvářet žádanky přímo v terénu, přičemž aplikace automaticky kontroluje vyplnění povinných polí a validuje data, čímž snižuje riziko chyb. Zlepšila se také transparentnost, neboť každá žádanka je nyní snadno sledovatelná a obchodní zástupci mají přehled o aktuálním stavu žádanky v reálném čase; schvalování probíhá prostřednictvím jednoduchého e-mailového workflow, které manažerům umožňuje žádanky rychle schvalovat či zamítat jedním kliknutím.
Snížila se chybovost díky dynamickým formulářům, které se automaticky přizpůsobují podle zadaných hodnot a v případě detekce neobvyklé nebo neplatné kombinace údajů automaticky upozorní uživatele. Efektivní správa a další zpracování dat zajistí, že všechna data ze žádanek jsou uložena ve struktuře vhodné pro další analýzu a napojení na systémy Business Intelligence, což umožňuje lepší vyhodnocování a plánování a tím i zvýšení efektivity celé organizace. Projekt byl nasazen agilně v několika fázích podle dohodnutého plánu, přičemž průběžné zpětné vazby zákazníka zajišťovaly rychlé úpravy a minimalizovaly riziko komplikací.
Jak to vidí zákazník …
„V rámci společnosti neustále hledáme řešení, jak poskytnout internímu zákazníkovi přidanou hodnotu ve formě moderního uživatelského prostředí a komfortu, zrychlení práce, větší transparentnosti a dostupnosti informací, řízeného reportingu, dostupnosti historie, zvýšení efektivity a v neposlední řadě s tím související snížení nákladů. Přesně v tomto směru nám odborníci z Ness pomohli.“
Matej Mihálik, Business Solutions Manager, Heineken Slovensko
Zajímá vás více informací? Kontaktujte nás na nesscz@ness.com